Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заверения копии документов в 2018 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.
Процедура их формирования совершенно простая и классическая – все что необходимо, это отксерить необходимый документ и заверить согласно ГОСТу.
Содержание:
Как заверить документы для налоговой образец 2018
Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например
- Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
- Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.
С 01 июля 2018 года заверять документ необходимо, опираясь на новые требования ГОСТа Р 7.0.97-2016. Согласно новому ГОСТу, правила заверения — напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время».
Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.
Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.
Важно: если компания не располагает печатью, без нее можно обойтись, от этого юридическая сила копии не уменьшится.
Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.
Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:
- Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.
Копии документов, предназначенные для внутреннего использования, можно оформлять в упрощенном порядке, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись, а также расшифровку: ФИО, дату заверения.
В НК нет четких правил заверения копий, представляемых в бумажном виде. По разъяснениям Минфина, данным в 2014 г., при заверении копии документа надо ориентироваться на правила, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 Письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 .
Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2018 года необходимо :
- указывать запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
- указывать дату заверения.
В таком случае листы в пачке должны быть пронумерованы. А на оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должна быть проставлена заверительная надпись, которая может выглядеть так.
Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.
Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут запросить в организации выписку из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).
Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».
Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут запросить в организации выписку из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).
Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.
При заверении на сшивных копиях — оттиск печати также не должен заходить на подпись, заверившего копию.
Заверение документов по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016
Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут запросить в организации выписку из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).
По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.
Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.
Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».
Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.
Если же копия необходима для внутреннего пользования на производстве, следует ее заверить надписью «Верно», подписаться с расшифровкой должностного лица, ее выдавшего, обозначить дату заверения.
А с другой стороны, не будем забывать, что эти копии при возникновении спора могут быть использованы инспекцией в суде.
Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.
Как заверить копию документа? Как правильно заверить копию документа :
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
Также указываются варианты создания страниц – на обеих сторонах, не соприкасаемость печати с печатным текстом, применение титульника.
Как заверить документы правильно с 01 июля 2018 года, в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью воспроизводить оригинал.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.
ГОСТом предусмотрены два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишит е п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв.
Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.
На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:
- Надпись «Верно».
- Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
- Дата заверения.
- Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.
Заверение трудовой книжки с 2018 года: образец заверенной копии
В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.
Он применяется в отношении организационной и кадровой документации (например, трудовых книжек, приказов о приеме на работу или увольнении и др.).
ГОСТ Р 7.0.97-2016, являющийся новым стал приемником ГОСТа Р 6.30-2003, поэтому назвать его совершенно новым невозможно.